Global Technology

Pengertian

               Menurut pendapat Ron Weber (1999,p.10), " EDP auditing is the process of collecting and evaluating evidence to determine whether a computer systems safeguards assets, maintains data integrity, achieves organzational goals effectively, and consumes resources effiently".
Pengertiannya secara garis besar ialah proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti untuk menentukan apakah suatu sistem aplikasi komputerisasi telah menetapkan dan menerapkan sistem pengendalian intern yang memadai, semua aktiva dilinduin dengan baik/ tidak disalahgunakan serta terjaminnya integritas data, keandalan serta efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan sistem informasi berbasi komputer.

            Audit sistem informasi dilakukan untuk dapat menilai :
a. apakah sistem komputerisasi suatu organisasi/perusahaan dapat mendukung pengamanan aset.
b. apakah sistem komputerisasi dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi/ perusahaan.
c. apakah sistem komputerisasi tersebut efektif, efisien dan data integrity terjamin.

           Dikaitkan dengan pengertian dan jenis-jenis audit yang telah dibahas pada bab sebelumnya, audit sistem informasi dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe. Audit sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan bagian dari suatu kegiatan audit laporan keuangan yang sistem akuntansinya berbasis komputer, khususnya dalam pengujian pengendalian (test of controls) apakah sistem dan program-programnya sudah benar, atau dalam audit substantif (substantive test of transactions and balance related) apakah data/file yang ada pada sistem komputerisasi benar. Di pihak lain audit sistem informasi juga dapat dikatagorikan sebagai jenis audit operasional, khususnya kalau pemeriksaan yang dilakukan adalah dalam rangka penilaian terhadap kinerja unit fungsional atau fungsi sistem informasi (pusat/ instalasi komputer), atau untuk mengevaluasi sistem-sistem aplikasi yang diimplementasikan pada suatu organisasi (general review), untuk memeriksa keterandalan sistem aplikasi komputer yang sedang dikembangkan (concurrent audit), maupun yang sudah dioperasikan (post implementation audit).

        Jadi secara lebih jelas audit sistem informasi dapat digolongkan dalam tipe atau jenis-jenis audit sebagai berikut :
1.      Audit laporan keuangan (Financial Statement Audit)
2.      Audit operasional (Operational Audit)
 2.1   Audit terhadap aplikasi komputer
      a. postimplementation audit (audit setelah implementasi)
      b. Concurrent audit (audit secara bersama-sama)
 2.2   General audit (audit umum)
         Auditor mengevaluasi kinerja unit fungsional atau fungsi sistem informasi (instalasi komputer) apakah telah dikelola dengan baik.

Tujuan Audit SI
      
         Tujuan audit sistem informasi menurut Ron Weber (1999, p. 11-13) dapat disimpulkan secara garis besar terbagi menjadi empat tahap, yaitu :
         1.  Meningkatkan keamanan aset-aset perusahaan.
         2.  Meningkatkan integritas data.
         3.  Meningkatkan efektifitas sistem.
         4.  Meningkatkan efisiensi sistem.

1.   Pengamanan Aset
      Aset informasi suatu perusahaan seperti perangkat keras (hardware), perangkat lunak(software), sumber daya manusia, file data harus dijaga oleh suatu sistem pengendalian intern yang baik agar tidak terjadi penyalahgunaan aset.
2.   Menjaga integritas Data
      Integritas data (data integrity) adalah salah satu konsep dasar sistem informasi. Data memiliki atribut-atribut tertentu seperti : kelengkapan, kebenaran, dan keakuratan.
3.   Efektifitas Sistem
      Efektifitas sistem informasi perusahaan memiliki peranan penting dalam proses pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi dapat dikatakan efektif bila sistem informasi tersebut telah sesuai dengan kebutuhan user.
4.   Efisiensi Sistem
      Efisiensi menjadi hal yang sangat penting ketika suatu komputer tidak lagi memiliki kapasitas yang memadai.
5.   Ekonomis
      Ekonomis mencerminkan kalkulasi untuk rugi ekonomi (cost/ benefit) yang lebih bersifat kuantifikasi nilai moneter (uang).

10.1  Mengaudit suatu SIA secara efektif membutuhkan seorang auditor yang memiliki pengetahuan mengenai komputer dan aplikasinya dalam akuntansi. Akan tetapi, mungkin tidak mungkin bagi setiap auditor untuk menjadi ahli komputer. Diskusikan sejauh mana auditor harus memiliki keahlian komputer untuk menjadi auditor yang efektif.


••••►Menurut saya, auditor harus memiliki kemampuan dan pengetahuan  yang banyak tentang aplikasi akutansi yang akan digunakan untuk mengaudit SIA, karena apabila tidak memiliki kemampuan, seorang auditor tidak akan bisa bekerja maksimal dan tidak akan efektif. Hal ini disebabkan karena, auditor mempunyai tugas untuk memeriksa, dalam arti luas bermakna evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses atau produk. Untuk itulah, seorang auditor dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak. Tujuannya untuk melakukan verifikasi bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan   sesuai dengan standar, regulasi dan praktik yang telah disetujui.

Pada Sabtu sore di musim semi tahun 1988, Nino Moscardi menerima surat tanpa pengirim di kotak posnya. Moscardi, Direktur Utama Greater Providence Deposit and Trust, kaget ketika membaca berita bahwa seorang pegawai di bank memasukkan pinjaman palsu. Pada hari seninnya, Moscardi mengarahkan auditor internal bank untuk menyelidiki transaksi tertentu yang dirinci dalam surat tersebut. Penyelidikan mengarah ke James Guisti, manajer kantor cabang North Providence dan pegawai yang telah bekerja selam 14 tahun yang pernah bertugas sebagai salah satu auditor bank tersebut. Guisti kemudian dinyatakan bersalah menggelapkan uang sebesar 1,83 juta dolar dari bank tersebut melalui 67 pinjaman fiktif yang dikeuarkan selama periode tiga tahun.
Dokumen-dokumen pengadilan menyingkap berbagai rincian mengenai skema penggelapan uang yang dilakukan oleh Guisti. Contohnya, pinjaman palsu yang pertama ditulis pada bulan April 1985 sebesar $10.000. Semua pinjaman berupa catatan 90 hari yang tidak memerlukan jaminan dan berkisar antara $10.000 sampai $63.500. Guisti menciptakan semua pinjaman tersebut; ketika satu pinjaman jatuh tempo, dia akan mengeluarkan pinjaman baru, atau menulis ulang yang lama, untuk membayar pokok pinjaman atau bunganya. Beberapa pinjaman telah ditulis ulang sebanyak lima atau enak kali.
Ke-67 pinjaman tersebut dikeluarkan dengan menggunakan berbagai nama, termasuk nama gadis istrinya, nama ayahnya, dan nama dua orang temannya. Orang-orang ini membantah telah meneriman dana yang dicuri tersebut dan menyatakan tidak mengetahui apa pun mengenai penggelapan uang tersebut. Selain itu, satu pinjaman menggunakan nama James Vanesse, yang menurut polisi tidak ada orang yang memiliki nama tersebut. Nomor jaminan social untuk aplikasi pinjaman atas nama Vanesse adalah nomor seorang wanita, dan nomor teleponnya merupakan nomor dealer mobil di North Providence. Menurut Lucy Fraioli, staf pelayanan pelanggan yang turut menandatangani cek untuk lima nama yang digunakan Guisti untuk mengeluarkan pinjaman, Guisti adalah supervisornya dan dia mengira tidak ada yang salah dengan cek tersebut, meskipun dia tidak mengetahui kelima orang tersebut. Marcia Perfetto, kepala teller di cabang tersebut, menyampaikan ke polisi bahwa dia telah mencairkan cek untuk Guisti yang dibuat untuk empat dari lima orang tersebut. Ketika ditanya apakah dia memberikan uang tersebut ke Guisti ketika mencairkan cek tersebut, Marcia menjawab, “Tidak semua sekaligus,” meskipun dia tidak dapat mengingat pernah memberikan uang kepada keempatorang tersebut, yang katanya tidak dia kenal.
Menurut laporan berita, Guisti memiliki otorisasi untuk menyetujui pinjaman konsumen sampai suatu batas jumlah tertentu tanpa harus meminta persetujuan dari komite pinjaman. Hal itu merupakan praktik industri yang standar. Batas pinjaman yang dapat disetujui langsung oleh Guisti adalah $10.000 sampai bulan Januari 1987, yang kemudian dinaikkan menjadi $15.000. Pada bulan Februari 1988 batas tersebut naik lagi menjadi $25.000. Akan tetapi, beberapa pinjaman tersebut, termasuk yang berjumlah $63.500, jauh melebihi batas yang ditentukan. Selain itu, semua aplikasi pinjaman seharusnya disertai dengan laporan mengenai sejarah kredit aplikan, yang dibeli dari firma rating kreditan independent. Pinjaman yang dikeluarkan dengan menggunakan nama fiktif tidak memiliki laporan kredit, dan seharusnya dihentikan oleh staf analis kredit pada kantor pusat bank tersebut.
Laporan berita memunculkan beberapa pertanyaan mengenai mengapa penipuan tersebut tidak dideteksi lebih awal. Petugas pemerintah Negara bagian telah memeriksa buku bank itu pada bulan September 1986. Auditor internal bank itu juga gagal mendeteksi penipuan tersebut. Akan tetapi, ketika memeriksa pinjaman yang meragukan, auditor bank tidak memeriksa semua pinjaman, dan umumnya memfokuskan pada pinjaman yang jauh lebih besar daripada pinjaman yang dipertanyakan. Selain itu, Greater Providence baru saja menghapuskan rencana pelayanan computer dengan bank local untuk kepentingan bank diluar Negara bagian tersebut, dan perubahan ini mungkin telah mengurangi keefektifan prosedur pengendalian bank. Akhirnya, staf analis kredit bank sering dirotasi, sehingga tindak lanjut untuk pinjaman yang dipertanyakan menjadi lebih sulit.
Catatan pengadilan menunjukkan bahwa Guisti sering berjudi dan menggunakan dana dari penggelapan uang untuk membayar utang judinya. Secara keseluruhan, bank kehilangan $624.000. Perusahaan persekutuan(bonding company), Hartford Accident and Indemnity Company, menutupi kerugian yang kurang dari $1,83 juta dolar dari jumlah keseluruhan pinjaman palsu, karena Guisti menggunakan bagian dari uang yang dipinjam untuk membayar beberapa pinjaman yang jatuh tempo.
Menurut laporan keuangan yang disediakan oleh pejabat Greater Providence, bank memiliki aset 200 juta dolar dan pinjaman beredar sebesar 184juta dolar pada akhir tahun 1987. Bank tersebut memiliki delapan cabang di area Providence.
Bank itu mengalami publisitas buruk lainnya selama periode tersebut. Pada tahun 1985, bank itu didenda $50.000 setelah terbukti bersalah atas kelalaian utuk melaporkan berbagai transaksi tunai yang melebihi $10.000, yang termasuk tindakan pidana. Pada tahun 1986, setelah melalui perjuangan public yang panjang dengan Kejaksaan Umum Negara Bagian Arlene Violet, para pemilik bank saat itu berhasil menarik kembali kepemilikan bank dari public(taken private). Negara bagian menuduh bank menggelembungkan asetnya dan terlalu melebihkan perkiraan surplus modalnya untuk membuat neracanya nampak lebih kuat. Bank menyangkal tuduhan tersebut.
1. Diskusikan bagaimana Direktur Utama Greater Providence Deposit and Trust dapat memperbaiki prosedur pengendalian terhadap pencairan dana pinjaman untuk mengurangi risiko penipuan seperti yang disebutkan diatas. Bagaimana cara kasus ini menunjukkan kurangnya pemisahan tugas secara tepat?
2. Diskusikan bagaimana Greater Providence dapat memperbaiki prosedur analisis kreditnya pada kantor pusat bank untuk mengurangi risiko penipuan. Apakah Rotasi tugas staf analis kredit merupakan ide yang bagus? Mengapa dan mengapa tidak?
3. Diskusikan apakah auditor Greater Providence seharusnya telah mampu mendeteksi penipuan ini atau tidak?
4. Apakah ada petunjuk bahwa lingkungan pengendalian di Greater providence kurang baik? Apabila ada, bagaimana kontribusinya terhadap penggelapan uang tersebut?





Jawaban :
1. Membatasi otoritas atau kewenangan kepada setiap supervisor yang ada dibank tersebut dengan mencabut peraturan yang dengan mudah menyetujui pinjaman konsumen sampai suatu batas jumlah tertentu tanpa harus meminta persetujuan dari komite pinjaman. Hal ini yang menyebabkan mudahnya penyelewengan dana yang terjadi dibank tersebut dan hasilnya akan sulit dideteksi apa hal tersebut benar penipuan atau bukan.

2. Seperti yang ada pada nomor 1 tadi, lebih baik dibatasi kewenangan yang ada pada supervisor , biarpun orang tersebut sudah lama bekerja dan mungkin bisa dipercaya tapi kalau untuk soal uang manusia akan sangat lemah untuk menolak, dan akan sangat mudah berbuat kejahatan atau kriminal. Hal seperti ini sering sekali terjadi didunia modern seperti sekarang ini. Hal lain yang bisa dilakukan adalah menugaskan para auditor internal bank yang terpercaya disetiap kantor cabang bank agar semua bisa terkontrol dengan baik. Setelah audit yang dilakukan bisa langsung dilaporkan ke direktur utama bank tersebut.
menurut saya, itu merupakan ide yang kurang bagus. Mengapa?? Karena setiap penggantian analis kredit bank tersebut menyulitkan tindak lanjut bagi analis kredit barunya. Karena setiap penggantian tersebut meninggalkan masalah-masalah pinjaman yang terjadi dibank tersebut. Hasilnya pun akan sangat berdampak buruk bagi kinerja pinjaman bank tersebut.

3. Seharusnya telah mampu mendeteksi karena ketika memeriksa pinjaman yang meragukan, auditor bank tidak memeriksa semua pinjaman, dan umumnya memfokuskan pada pinjaman yang jauh lebih besar daripada pinjaman yang dipertanyakan. Selain itu, Greater Providence baru saja menghapuskan rencana pelayanan computer dengan bank local untuk kepentingan bank diluar Negara bagian tersebut, dan perubahan ini mungkin telah mengurangi keefektifan prosedur pengendalian bank.

4. Ada , mudahnya seorang supervisor memanipulasi data pinjaman uang pada bank tersebut karena bagian analis internal kurang teliti menangani penggelapan uang yang dilakukan oleh supervisor tersebut. Dan hasilnya pun bisa dilihat dengan 67 kasus pinjaman fiktif yang merugikan bank tersebut hingga $1,83 juta dollar dari kurun waktu selama 3 tahun.

Proses Penipuan
Tiga karakteristik penipuan yaitu :
The theft of
something
The conversion
to cash
The
concealment
total

• Cara yang umum dan efektif untukmenyembunyikan suatu pencurian adalah untuk membebankan item yang dicuri ke suatu akun biaya

• Cara lain untuk menyembunyikan aset adalah dengan cara gali lubang tutup lubang (lapping)

• Pada skema perputaran kiting, pelaku menutupi
pencuriannya dengan cara menciptakan uang melalui transfer uang antar bank

Sebab-sebab terjadinya penipuan
Researchers have compared the psychological and demographic characteristics of three groups of people:
White-collar
criminals
Violent
criminals
General
public
Few differences
Significant
differences

• Penelitian menunjukkan bahwa
terdapat tiga kondisi yang biasanya terjadi sebelum terjadi penipuan
– A pressure or motive (tekanan atau motif)
– An opportunity (peluang)
– A rationalization (rasionalisasi)


Tekanan
• What are some financial pressures?
– Gaya hidup melebihi kemampuan
– Tingginya utang pribadi
– “inadequate” income (pendapatan tidak cukup)
– Rendahnya tingkat kredit
– Besarnya kerugian keuangan
– Besarnya utang judi

• What are some work-related pressures?
– Gaji yang rendah
– Tidak adanya pengakuan atas kinerja
– Ketidakpuasan atas pekerjaan
– Rasa takut akan kehilangan pekerjaan
– Rencana bonus yang terlalu agresif

• What are other pressures?
– tantangan
– Tekanan keluarga/rekan kerja
– Ketidakstabilan emosi
– Kebutuhan akan kekuasaan
– Harga diri atau ambisi yang berlebihan

Peluang
• Peluang adalah kondisi atau situasi yang memungkinkan seseorang untuk melakukan dan menutupi suatu tindakan yang tidak jujur

• Peluang seringkali berasal dari kurangnya pengendalian internal

• Peluang yang paling umum menimbulkan
penipuan, berasal dari kegagalan perusahaan untuk menjalankan sistem pengendalian internalnya

Rasionalisasi
• Kebanyakan pelaku penipuan mempunyai alasan atau rasionalisasi yang membuat mereka merasa perilaku yang ilegal tersebut sebagai sesuatu yang wajar

• Berikut ini adalah sebagian dari rasionalisasi yang paling sering digunakan :
1. Pelaku “hanya meminjam” aset yang dicuri
2. apa yang saya lakukan tidak seserius itu

Penipuan Komputer
• Departemen Kehakiman Amerika Serikat mendefinisikan penipuan komputer sebagai tindak ilegal apapun yang membutuhkan pengetahuan teknologi komputer untuk melakukan tindakan awal penipuan, penyelidikan, atau pelaksanaannya

• Contoh : pencurian, penggunaan, akses, modifikasi, penyalinan, perusakan software atau data secara tidak sah Peningkatan Penipuan Komputer

• Organisasi-organisasi yang melacak penipuan computer memperkirakan bahwa 80% usaha di Amerika Serikat telah menjadi korban paling tidak satu insiden penipuan komputer, dengan biaya mencapai $10 miliar pertahun Klasifikasi Penipuan Komputer Computer
instruction fraud
Processor fraud
Data fraud
Input
fraud
Output
fraud

Penipuan dan Teknik Penyalahgunaan Komputer
• Beberapa teknik penipuan dan penyalahgunaan komputer
– Cracking (menjebol)
– Data diddling (mengacak data)
– Data leakage (kebocoran data)
– Denial of service attack (serangan penolakan pelayanan)
– Eavesdropping (menguping)
– E-mail forgery and threats (pemalsuan e-mail)
– Hacking (melanggar masuk)
– Internet misinformation and terrorism (informasi yang salah di internet dan terorisme internet)
– Logic time bomb (bom waktu logika)
– Masquerading or impersonation (menyamar atau meniru)
– Password cracking (penjebolan password)
– Piggybacking (menyusup)
– Round-down (pembulatan ke bawah)
– Salami technique (teknik salami)
– Software piracy (pembajakan software)
– Scavenging (pencarian)
– Social engineering (rekayasa sosial)
– Superzapping (serangan cepat)
– Trap door (pintu jebakan)
– Trojan horse (kuda troya)
– Virus
– Worm (cacing)



Mencegah dan Mendeteksi Penipuan Komputer
• Membuat standar tertentu dapat secara signifikan mengurangi potensi terjadinya penipuan dan kerugian yang dapat dihasilkannya
– Membuat penipuan lebih jarang terjadi
– Meningkatkan kesulitan untuk melakukan penipuan
– Memperbaiki metode deteksi
– Mengurangi kerugian akibat penipuan
– Menuntut dan memenjarakan pelaku penipuan

1. PENDEKATAN SISTEM
A. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan. Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh system pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut
ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson (1993):

1.Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.

2.Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.

3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.

4. Melayani berbagai macam tujuan.

5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).

Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:
1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.
2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value positif.
3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat digunakan.
4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja users.
5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi mudah diperoleh atau dikembangkan.
6. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.


B. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi (hardware dan software).


Data dan Informasi Akuntansi

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi.

1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.

2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.
4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
6. Melakukan penghitungan.
7. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
8. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.

3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.

4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.

5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti
penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.




Kasus :

Sebuah perusahaan yang bergerak dalam industri pembuatan software computer. Membagi divisi usahanya menjadi 6 bagian utama, yaitu pembelian, produksi, penjualan, SDM, akuntansi dan gudang. Kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut sebagian terbesar dilakukan secara komputerisasi, termasuk aktivitas perpindahan data dari suatu bagian ke bagian lainnya.

Berikut penjelasan alur aktivitas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan tersebut :

Pada mulanya divisi pembelian menerima permintaan pembelian dari divisi lainnya, berdasarkan kebutuhan barang masing – masing divisi yang dituangkan dalam dokumen permintaan pembelian. Kemudian divisi pembelian membuatkan dokumen order pembelian kepeada supplier, setelah memverifikasi dan mengkalkulasi biaya pembelian.
Setelah barang yang dipesan kepada supplier diterima beserta dokumen pengirimannya, petugas terkait kemudian mengecek barang yang dikirimkan kemudian mengirimnya ke gudang. Ketika barang dimasukkan ke gudang, petugas gudang melakukan pengecekan fisik barang dan mencatatnya ke dokumen penyimpanan barang.
Aktivitas berikutnya petugas pembayaran mendatangi kantor supplier untuk melakukan pembayaran dan menerima faktur pembelian sebanyak dua rangkap, dimana rangkap pertama diberikan kepada bagian akuntansi dan rangkap yang satu lagi dijadikan arsip oleh bagian pembelian.

Analisis dan rancangan sistem informasi merupakan bagian atau tahapan pengembangan sistem. Tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi berhubungan dengan yang lain untuk membentuk suatu siklus.

Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

1. Tim Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem tentunya harus didukung oleh personalpersonal yang kompeten di bidangnya. Suatu Tim biasanya terdiri dari :

1. Manajer Analis Sistem
2. Ketua Analis Sistem
3. Analis Sistem Senior
4. Analis Sistem Junior
5. Pemrogram Aplikasi Senior
6. Pemrogram Aplikasi Junior

Jumlah personil Tim di atas diperlukan apabila sistem yang akan dikembangkan cukup besar. Apabila sistem yang akan dikembangkan kecil, maka personilnya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan.

2. Perlunya Pengembangan Sistem
Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :

1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
- Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

- Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksiinstruksi
dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah